Khi đưa sản phẩm ra thị trường, đặc biệt là các mặt hàng thuộc danh mục bắt buộc, giấy chứng nhận hợp quy đóng vai trò như một “giấy thông hành” khẳng định sản phẩm đã đáp ứng đầy đủ quy chuẩn kỹ thuật do nhà nước ban hành. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp chỉ chú trọng đến việc xin cấp chứng nhận ban đầu mà lại bỏ qua một yếu tố quan trọng: thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận. Vậy nếu giấy chứng nhận hợp quy đã hết hạn mà doanh nghiệp vẫn tiếp tục sản xuất, phân phối sản phẩm thì có vi phạm không? Trong trường hợp đó cần xử lý như thế nào để tránh rủi ro pháp lý và gián đoạn hoạt động kinh doanh? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách xử lý khi giấy chứng nhận hợp quy hết hạn.
Giấy chứng nhận hợp quy có thời hạn bao lâu?
Giấy chứng nhận hợp quy thường không có giá trị vĩnh viễn mà sẽ có thời hạn hiệu lực nhất định, tùy theo phương thức đánh giá áp dụng cho từng loại sản phẩm. Đối với sản phẩm được chứng nhận theo phương thức đánh giá hệ thống quản lý chất lượng (như phương thức 5 hoặc 7), giấy chứng nhận thường có thời hạn từ 2 đến 3 năm và cần được giám sát định kỳ hàng năm. Trong khi đó, đối với sản phẩm nhập khẩu theo lô hàng (phương thức 1), mỗi giấy chứng nhận chỉ có giá trị cho một lô cụ thể và không thể sử dụng lại cho các lô tiếp theo. Thời hạn cụ thể sẽ được ghi rõ trong giấy chứng nhận do tổ chức chứng nhận cấp, và doanh nghiệp cần theo dõi để kịp thời gia hạn, tránh vi phạm quy định hoặc bị gián đoạn lưu thông sản phẩm trên thị trường.
Giấy chứng nhận hợp quy hết hạn thì xử lý thế nào?
Khi giấy chứng nhận hợp quy đã hết hạn, doanh nghiệp không được phép tiếp tục đưa sản phẩm đó ra thị trường cho đến khi hoàn tất việc đánh giá và cấp lại chứng nhận mới. Để xử lý tình huống này một cách đúng quy định và tránh gián đoạn sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
1. Rà soát thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận
Trước hết, doanh nghiệp cần kiểm tra lại giấy chứng nhận cũ để xác định chính xác thời điểm hết hạn. Nếu giấy chứng nhận được cấp theo phương thức đánh giá hệ thống quản lý chất lượng (phổ biến là phương thức 5 hoặc 7), thời hạn thường là 2–3 năm. Trường hợp sản phẩm được chứng nhận theo phương thức 1 (chứng nhận theo lô hàng), thì giấy chứng nhận chỉ có giá trị cho duy nhất lô hàng đó.
Việc biết rõ thời hạn sẽ giúp doanh nghiệp chủ động lập kế hoạch đánh giá lại thay vì đợi đến khi hết hiệu lực mới bắt đầu xử lý.
2. Tạm dừng lưu thông sản phẩm chưa được gia hạn
Khi giấy chứng nhận đã hết hạn, sản phẩm chưa được tái chứng nhận sẽ không đủ điều kiện để tiếp tục lưu thông trên thị trường. Do đó, doanh nghiệp cần:
Ngừng xuất bán các sản phẩm có liên quan.
Không gắn dấu hợp quy (CR) cho đến khi có chứng nhận mới.
Gỡ bỏ các tài liệu quảng cáo hoặc tài liệu kỹ thuật ghi rằng sản phẩm đã được chứng nhận hợp quy (nếu vẫn còn sử dụng giấy chứng nhận cũ).
3. Liên hệ tổ chức chứng nhận để tái đánh giá
Doanh nghiệp cần chủ động liên hệ với tổ chức chứng nhận đã được chỉ định để thực hiện lại quy trình đánh giá hợp quy. Việc tái đánh giá có thể bao gồm:
Đánh giá lại điều kiện sản xuất (nếu áp dụng phương thức 5, 7).
Lấy mẫu thử nghiệm lại sản phẩm theo quy chuẩn kỹ thuật hiện hành.
Thẩm định tài liệu kỹ thuật, hồ sơ công bố hợp quy cũ (nếu có).
Trong nhiều trường hợp, nếu doanh nghiệp vẫn duy trì điều kiện sản xuất ổn định và không có thay đổi lớn về sản phẩm, quá trình tái chứng nhận có thể được rút gọn nhưng vẫn cần tuân thủ đầy đủ quy định.
4. Chuẩn bị và nộp hồ sơ tái chứng nhận
Hồ sơ tái chứng nhận hợp quy thường bao gồm:
Đơn đăng ký chứng nhận lại.
Bản sao giấy chứng nhận hợp quy đã hết hạn.
Báo cáo thử nghiệm mới (nếu có yêu cầu).
Hồ sơ kỹ thuật của sản phẩm (catalogue, thông số kỹ thuật).
Tài liệu liên quan đến quy trình sản xuất, kiểm soát chất lượng.
Sau khi hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp gửi đến tổ chức chứng nhận để được thẩm định và cấp lại chứng nhận hợp quy mới.
5. Giám sát định kỳ và quản lý thời hạn hiệu lực
Sau khi được cấp lại giấy chứng nhận hợp quy, doanh nghiệp cần lưu ý:
Thiết lập hệ thống theo dõi thời gian hiệu lực (ví dụ bằng phần mềm quản lý chất lượng hoặc lịch nhắc nội bộ).
Phối hợp với tổ chức chứng nhận trong các đợt đánh giá giám sát định kỳ theo quy định (thường là mỗi 12 tháng).
Cập nhật kịp thời nếu có thay đổi về quy chuẩn kỹ thuật hoặc yêu cầu pháp lý liên quan đến sản phẩm.
Lưu ý quan trọng:
Trường hợp doanh nghiệp vẫn tiếp tục lưu hành sản phẩm khi chứng nhận đã hết hạn, có thể bị xử phạt hành chính từ 30 triệu đến 40 triệu đồng (theo Nghị định 119/2017/NĐ-CP, Điều 19).
Trong một số trường hợp, cơ quan chức năng có thể yêu cầu thu hồi sản phẩm hoặc đình chỉ lưu hành nếu phát hiện vi phạm nghiêm trọng.
Hậu quả khi giấy chứng nhận hợp quy hết hạn
Không được phép lưu thông sản phẩm: Sản phẩm mất hiệu lực hợp quy sẽ bị cấm phân phối ra thị trường.
Nguy cơ bị xử phạt hành chính: Có thể bị phạt từ 30 đến 40 triệu đồng theo quy định tại Nghị định 119/2017/NĐ-CP.
Ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp: Đối tác, khách hàng có thể mất niềm tin nếu phát hiện sản phẩm không còn chứng nhận hợp lệ.
Gián đoạn hoạt động kinh doanh: Doanh nghiệp có thể bị đình chỉ bán hàng, thu hồi sản phẩm, gây thiệt hại tài chính.
Không được tham gia đấu thầu hoặc cung ứng cho dự án có yêu cầu hợp quy: Thiếu giấy chứng nhận hợp lệ sẽ bị loại khỏi danh sách nhà cung cấp đủ điều kiện.
Khó khăn trong xuất nhập khẩu: Cơ quan hải quan có thể từ chối thông quan nếu sản phẩm không còn giấy hợp quy hợp lệ.
OPACONTROL – Đơn vị chứng nhận hợp quy uy tín
OPACONTROL là một trong những đơn vị chứng nhận hợp quy uy tín tại Việt Nam, chuyên cung cấp dịch vụ đánh giá và cấp giấy chứng nhận hợp quy cho nhiều nhóm sản phẩm theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, quy trình làm việc chuyên nghiệp và hệ thống phòng thử nghiệm liên kết đạt chuẩn, OPACONTROL hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ, thử nghiệm sản phẩm và công bố hợp quy nhanh chóng, chính xác. Đơn vị còn được cơ quan nhà nước chỉ định thực hiện đánh giá sự phù hợp, đảm bảo tính pháp lý cho giấy chứng nhận được cấp. Nhờ đó, OPACONTROL đã trở thành đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước khi cần chứng nhận sản phẩm trước khi đưa ra thị trường.
Tóm lại, khi giấy chứng nhận hợp quy hết hạn, doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện tái chứng nhận để đảm bảo sản phẩm vẫn đáp ứng yêu cầu pháp lý và được phép lưu thông trên thị trường. Việc chủ động trong kiểm soát thời hạn và gia hạn kịp thời không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro về pháp lý mà còn duy trì uy tín và sự tin tưởng từ khách hàng. Đừng để sự chậm trễ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất – kinh doanh của bạn.
