Trong quá trình chuyển đổi số, doanh nghiệp thường phải sử dụng nhiều công cụ riêng biệt để quản lý khách hàng, email, công việc, tài chính hay chăm sóc khách hàng. Điều này có thể khiến dữ liệu bị phân tán và khó kiểm soát. Vì vậy, những hệ sinh thái phần mềm tích hợp như Zoho ngày càng được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Vậy Zoho là gì, có những ứng dụng nào và người mới nên bắt đầu tìm hiểu từ đâu?
Zoho là gì?
Zoho là một hệ sinh thái phần mềm phục vụ hoạt động quản lý và vận hành doanh nghiệp. Thay vì chỉ tập trung vào một chức năng, Zoho phát triển nhiều ứng dụng cho các nghiệp vụ khác nhau như quản lý khách hàng, bán hàng, tài chính, dự án, email, tài liệu, chăm sóc khách hàng và phân tích dữ liệu.
Điểm đáng chú ý là doanh nghiệp có thể lựa chọn từng ứng dụng riêng theo nhu cầu hoặc sử dụng nhiều công cụ trong cùng hệ sinh thái để hỗ trợ quá trình vận hành.
Ví dụ, bộ phận kinh doanh có thể sử dụng Zoho CRM để quản lý khách hàng và cơ hội bán hàng, trong khi bộ phận chăm sóc khách hàng sử dụng Zoho Desk. Với nhu cầu cộng tác và làm việc nội bộ, doanh nghiệp có thể tìm hiểu Zoho Workplace.
Nhờ cách xây dựng theo hệ sinh thái, Zoho phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị đang muốn từng bước số hóa các quy trình quản lý.
Các phần mềm Zoho phổ biến hiện nay
Để hiểu rõ hơn Zoho là gì, người mới có thể bắt đầu từ một số ứng dụng phổ biến trong hệ sinh thái này.
Zoho CRM
Zoho CRM là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng, hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ thông tin khách hàng, quản lý lead, theo dõi cơ hội kinh doanh và kiểm soát quy trình bán hàng.
Thay vì lưu thông tin khách hàng rải rác trên Excel, email hoặc các ứng dụng cá nhân, doanh nghiệp có thể tập trung dữ liệu vào một hệ thống để đội ngũ kinh doanh dễ theo dõi hơn.
Zoho Books
Zoho Books tập trung vào hoạt động kế toán và tài chính. Phần mềm hỗ trợ các nghiệp vụ như quản lý hóa đơn, chi phí, giao dịch và báo cáo tài chính.
Đây là một trong những công cụ doanh nghiệp có thể cân nhắc khi muốn số hóa hoạt động quản lý tài chính và kết nối dữ liệu với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Zoho.
Zoho Desk
Zoho Desk hướng đến hoạt động chăm sóc và hỗ trợ khách hàng. Doanh nghiệp có thể quản lý yêu cầu hỗ trợ theo ticket, phân công nhân viên xử lý và theo dõi quá trình phản hồi.
Việc tập trung các yêu cầu trên một hệ thống giúp hạn chế tình trạng bỏ sót thông tin khi doanh nghiệp có lượng khách hàng ngày càng lớn.
Zoho Projects
Zoho Projects hỗ trợ lập kế hoạch, phân chia nhiệm vụ, quản lý tiến độ và phối hợp công việc giữa các thành viên.
Công cụ này phù hợp với doanh nghiệp thường xuyên triển khai nhiều dự án hoặc có nhiều bộ phận cần phối hợp trong cùng một quy trình.
Ngoài ra, hệ sinh thái Zoho còn có nhiều ứng dụng khác phục vụ email, tài liệu, nhân sự, marketing, phân tích dữ liệu và tự động hóa.
Vì sao doanh nghiệp quan tâm đến Zoho?
Một trong những lý do Zoho được chú ý là khả năng đáp ứng nhiều nhu cầu quản lý trong cùng một hệ sinh thái.
Trước hết, doanh nghiệp có thể lựa chọn công cụ theo từng giai đoạn phát triển. Một công ty nhỏ có thể bắt đầu với CRM hoặc bộ công cụ làm việc, sau đó mở rộng thêm các ứng dụng khi số lượng nhân sự và quy trình tăng lên.
Bên cạnh đó, việc sử dụng các ứng dụng trong cùng hệ sinh thái có thể hỗ trợ kết nối dữ liệu giữa các bộ phận. Nhân viên kinh doanh, chăm sóc khách hàng và quản lý có cơ sở để theo dõi thông tin tập trung hơn thay vì phụ thuộc quá nhiều vào các file dữ liệu riêng lẻ.
Zoho cũng có nhiều tính năng liên quan đến workflow và tự động hóa. Khi được cấu hình phù hợp, doanh nghiệp có thể giảm một số thao tác thủ công và chuẩn hóa quy trình làm việc.
Tuy nhiên, nhiều ứng dụng cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cần xác định rõ mình thực sự cần công cụ nào. Triển khai quá nhiều phần mềm cùng lúc có thể khiến người dùng mới khó làm quen và làm tăng độ phức tạp của hệ thống.
Người mới nên bắt đầu tìm hiểu Zoho như thế nào?
Nếu mới tiếp cận Zoho, doanh nghiệp không nên bắt đầu bằng câu hỏi “cần dùng bao nhiêu ứng dụng” mà nên xác định vấn đề nào cần giải quyết trước.
Có thể thực hiện theo một số bước:
-
Xác định quy trình đang gặp khó khăn như quản lý khách hàng, bán hàng, dự án hay chăm sóc khách hàng.
-
Liệt kê các bộ phận và nhân sự sẽ sử dụng hệ thống.
-
Xác định dữ liệu cần quản lý và dữ liệu đang được lưu ở đâu.
-
Lựa chọn ứng dụng Zoho phù hợp với nhu cầu ưu tiên.
-
Thử nghiệm trên phạm vi nhỏ trước khi triển khai rộng.
-
Đào tạo nhân viên và điều chỉnh quy trình sau khi đưa hệ thống vào sử dụng.
Ví dụ, doanh nghiệp đang mất nhiều thời gian tổng hợp thông tin khách hàng từ Excel có thể ưu tiên tìm hiểu Zoho CRM. Nếu vấn đề chính nằm ở email, tài liệu và cộng tác nội bộ thì Zoho Workplace lại là hướng tiếp cận phù hợp hơn.
Cách triển khai theo từng nhu cầu giúp người mới dễ làm quen với hệ thống và hạn chế đầu tư vào những chức năng chưa thực sự cần thiết.
Tìm hiểu và triển khai Zoho cùng Connecta
Hiểu được Zoho là gì mới chỉ là bước đầu. Khi đưa phần mềm vào hoạt động thực tế, doanh nghiệp còn cần khảo sát quy trình, xác định ứng dụng phù hợp, thiết lập hệ thống và hướng dẫn nhân viên sử dụng.
Do đó, trước khi triển khai, doanh nghiệp nên đánh giá rõ nhu cầu hiện tại thay vì lựa chọn phần mềm chỉ dựa trên số lượng tính năng.
Nếu đang tìm hiểu các giải pháp Zoho cho quản lý khách hàng, làm việc nội bộ hoặc chuyển đổi số doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo thêm thông tin tại Connecta để có thêm cơ sở lựa chọn và xây dựng phương án triển khai phù hợp.
Connecta – Giải pháp chuyển đổi số doanh nghiệp
Hotline: 084 4862 888
Website: connecta.vn